Die Aris Alternative

Die Landschaft verfügbarer Werkzeuge für das Prozessmanagement (BPM- bzw. GPM-Tools) schwankt je nach Anwendungszweck und Schwerpunkt von überschaubar bis sehr unübersichtlich.

 

Die traditionellen Disziplinen der BPM-Tools - Modellierung und Analyse – beherrschen zahlreiche Werkzeuge mit sehr unterschiedlicher Funktionstiefe und Komplexität. Aris gehört zu den Tools, die weit verbreitet sind, sich aber dennoch nicht immer großer Mitarbeiterakzeptanz erfreuen. Mit QUAM bieten wir eine Alternative auf Basis von SharePoint.

 

Funktionsumfang von BPM Tools

Prozessmodellierung und die Darstellung von Prozesslandkarten bilden die Grundlage für eines Prozessportals. Weitergehende Funktionen, wie Simulation, Prozessausführung, Workflowimplementierung und Überwachung sind Teil verschiedener Tools geworden, die in der gleichen Softwarekategorie „BPM-Tools“ geführt werden, deren Komplexität sich dadurch für den Endanwender aber auf ein Maß erhöht, dass die betroffenen Suiten die meisten traditionellen Nutzer, deren Hauptaugenmerk der Modellierung, Analyse und Publikation von Prozesswissen ist, überfordern.

 

Daneben treten zusätzlich neuere Strömungen im Geschäftsprozessmanagement auf, die den Funktionsumfang des Prozessportals weiter ergänzen, wie z.B.

  • - Social BPM (auch als BPM 2.0 bezeichnet – also die Integration von Funktionen, die aus dem Web 2.0 bekannt sind),
  • - Risk & Compliance (also die Konformität von Prozessen zu Regeln im Unternehmen und die Betrachtung von Prozessen aus dem Blickwinkel von Risikoanalysen),
  • - Governance (also die Sicherstellung, dass Prozesse die Unternehmensstrategie und –ziele stützen),
  • - IKS: Interne Kontrollsysteme (also einem Fokus auf Prozessschritten zur Überprüfung und Bestätigung) sowie
  • - Neue Auslieferungsmodelle aus der Cloud-Ära, die nicht mehr als Lizenzen zur Installation auf der eigenen Infrastruktur angeboten werden sondern zur Nutzung im Rahmen z.B. monatlicher Nutzungsgebühren auf der Infrastruktur des Anbieters gemietet werden können

 

Das Toolset von Aris als BPM-Tool

Das ARIS Toolset oder die ARIS Platform ist eine Software der Software AG zum Entwerfen, Pflegen und Optimieren von Geschäftsprozessen. Die Software basiert auf dem ARIS-Konzept (Architektur integrierter Informationssysteme) von August-Wilhelm Scheer (ehem. Institut für Wirtschaftsinformatik an der Universität des Saarlandes). Marktstudien[1] sehen ARIS regelmäßig unter den GPM-Werkzeugen, mit hoher Verbreitung und großer Funktionsvielfalt. ARIS kann auf eine lange Historie von mehr als 20 Jahren zurückblicken. Ein Erfolgsfaktor des ARIS Toolsets war, dass viele Unternehmen in den 90er Jahren stark in Business Process Reengineering-Initiativen investiert haben. Ein weiterer Erfolgsfaktor war die starke Verbindung zu SAP und dem Siegeszug von SAP R/3: der Erfolg von SAP machte auch ARIS bekannt. ARIS ist ein mächtiges und entsprechend komplexes Werkzeug, dessen Modelle auch im Produkt „webMethods“ der Software AG zur Ausführung gebracht und überwacht werden können. Insofern hat ARIS Teile aller wesentlichen Strömungen des BPM der letzten Jahrzehnte in Teilen inhaliert – mit entsprechenden Folgen für die Komplexität in fast jedem Aspekt ihrer Anwendung. Das hat wiederum zur Folge, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter mit Aris zu arbeiten, eher gering ausfällt. Als zu komplex und nicht bedienerfreundlich wird es beschrieben.

 

QUAM – Die Alternative zu Aris

Das QUAM der LINTRA kopiert diese Komplexität nicht und setzt stattdessen auf Einfachheit für den Nutzer bei der Erstellung auch komplexer Modelle und auf einfache Erschließbarkeit der in den Modellen verkörperten Prozesswissens für die „Konsumenten“ dieser Informationen – was praktisch jeder in einem Unternehmen oder einer Organisation sein kann.

 

Mit Visio als Modellierungsfrontend müssen die Modellierer bei der grafischen Bearbeitung von Prozessen (und auch Organigrammen, Gebäudeplänen, Ressourcendiagrammen und anderen Diagrammtypen, die über reine Prozessmodellierung weit hinausgehen) ihre gewohnte Office-Welt nicht verlassen und nutzen stattdessen ein Werkzeug, das vielfach ohnehin Teil ihrer gewöhnlichen Software-Ausstattung ist. Mit Microsoft SharePoint als Repository für die modellierten Inhalte bewegen sich auch die reinen Leser der Informationen in ihrem gewohnten Intranet.

 

Das Social-BPM-Tool für Prozessmodellierung und Zusammenarbeit

QUAM betont den Aspekt der umfassenden Verbreitung des Organisationswissens durch niedrigschwelligen Zugang für alle Beteiligte. Redakteure bearbeiten Inhalte direkt im Content und Kontext der Weboberfläche ohne Trennung von Modellierungstool und Publikationsserver. Durch die Standardfunktionalitäten, die SharePoint mit sich bringt, wird QUAM häufig auch direkt als Intranet genutzt und dient als Informations- und Kollaborationsportal in Unternehmen. Mitarbeiter surfen durch das Unternehmen wie durch das Internet und können im Stil von Web 2.0 gewohnte Paradigmen aus sozialen Netzwerken, wie Kommentar- und Bewertungsfunktionen, Wikis und Blogs zum Austausch von Wissen und Erfahrungen nutzen.

 

Unter dem Begriff Web 2.0 werden Ansätze zusammengefasst, bei denen Gruppen von aktiven Benutzern auf webbasierten Plattformen interagieren. Die Begriffe Soziale Software und Web 2.0 werden oft weitgehend synonym verwendet. Der Begriff „Collaborative BPM“ zielt auf die verstärkte Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung der Inhalte. Insofern ist „Collaborative BPM“ ein wichtiges Teilgebiet von „Social BPM“. Durch ein dediziertes Rechtekonzept können Mitarbeiter an den Prozessen, in denen sie involviert sind mitwirken. Aber nicht nur die Abbildung des Prozesses, sondern insbesondere die Anreichung der einzelnen Prozessschritte durch die für diesen Schritt relevanten Dokumente, Ressourcen und Verantwortlichkeiten, machen QUAM zu mehr als einem reinen Prozessmodellierungstool. QUAM dient der Beantwortung der Frage: Wer macht was, wann, mit welchen Ressourcen und zu welchem Ziel? So kommt man an keinen unternehmensrelevanten Informationen vorbei.

 

Reporting und Auswertung

QUAM integriert auch die häufigsten Auswertungen, ohne dass dafür eigene Reports erstellt werden müssen:

  • - welche Organisationseinheit nimmt in welchen Prozessen welche Aufgaben wahr inkl. Verantwortungsmatrix,
  • - welche IT-Systeme kommen in welchen Prozessen zum Einsatz,
  • - MySite - Eine Mitarbeiterseite, die wiedergibt, in welchen Organisationseinheiten und welchen Rollen der Mitarbeiter welche Aufgaben wahrnimmt. Auch seine persönlichen Dokumente, Feeds und Aufgaben kann er hier übersichtlich sehen.
  • - welche interne Richtlinie kommt in welchen Prozessen zur Anwendung u.v.m.

Auch hier folgt QUAM dem Muster vieler Web-Anwendungen: lieber vieles „out-of-the-box“ statt (fast) alles mit hohem Konfigurations-, Entwicklungs- und Schulungsaufwand.

 

Kein zusätzlicher Aufwand für die IT – weniger Kosten für das Unternehmen

Mit dem Einsatz von QUAM entfällt auch ein Großteil von Entwicklungs- und Schulungskosten auf Seiten der IT. Der IT-Betrieb muss für QUAM keine neue Infrastruktur aufbauen und unterhalten – SharePoint ist in 80% aller größeren Unternehmen ohnehin Teil der IT-Strategie und QUAM lediglich eine Anwendung auf dieser Plattform. Da SharePoint auch in alternativen Betriebsformen – u.a. in der Azure Cloud der Microsoft – auf Basis monatlicher nutzungsabhängiger Beiträge als Service bezogen werden kann, können Kunden frei entscheiden, welcher Betriebsform (eigenes Rechenzentrum oder Cloud) sie den Vorzug geben.

Mit seinen vielen Anleihen an das Social Web und Collaborative Software in den Genen ist QUAM über die letzten Jahre zur geschätzten Alternative zu vielen älteren Platzhirschen der BPM-Toolszene geworden und wird auch in Zukunft nicht versuchen möglichst alles zu können, sondern sich weiter auf die hohe Durchdringung des internen Netzes mit Organisationsinformationen konzentrieren.

 


 

 

[1] Z.B. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT TOOLS 2014 Marktüberblick, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, ISBN: 978-3-8396-0776-3