"Wenn mir jemand sagt, sein Wort ist so gut wie seine
Unterschrift, dann nehme ich immer die Unterschrift."

Alain Delon, französischer Filmschauspieler

vertragVertragsmanagement mit SharePoint

 

Vertragsmanagement ist eine wesentliche Säule betriebswirtschaftlichen Handelns. Entlang der Wertschöpfungskette sind nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens in das Management von Verträgen involviert. Verträge mit Lieferanten, Kunden, Partnern oder öffentlichen Einrichtungen müssen erstellt, verhandelt, geprüft, implementiert, ausgeführt, überwacht und archiviert werden. Das Microsoft SharePoint basierte QUAM® der LINTRA bietet maßgeschneiderte Funktionen und Templates, um die tägliche Arbeit mit Verträgen zu erleichtern und effizienter zu gestalten.

  • Zentrale berechtigungsgesteuerte Ablage von Vertragsdateien in Dokumentbibliotheken
  • Schlüssiges Metadatenkonzept für schnelles Auffinden von Vertragsinformationen
  • Automatische Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
 

Die zielgenaue Ausrichtung von SharePoint-Funktionen bringt schnellen Nutzen für ihre Arbeit

Mit der Vertragsmanagementlösung basierend auf QUAM können alle Verträge in digitalisierter Form in SharePoint Dokumentbibliotheken abgelegt werden. Damit stehen für alle relevanten Dokumente sofort umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung, Check-In/Check-Out, Inhaltsfreigabe, Metadatenverwaltung und Archivierung zur Verfügung. Mit SharePoint 2013 und den Office Web Apps ist für alle Office-Dokumente eine nutzerfreundliche Vorschau direkt im System verfügbar. In Abhängigkeit des jeweiligen Vertrages können mehrere Personen oder Nutzerkreise in Wiedervorlageprozesse eingebunden werden. Das System kann so konfiguriert werden, dass rechtzeitig vor Ablauf vertragsrelevanter Fristen alle Beteiligten informiert und/oder zur Mitwirkung aufgefordert werden. Dabei integriert sich QUAM sowohl mit dem Bedienerlebnis als auch mit den SharePoint Kalender-, Workflow- und Benachrichtigungsfunktionen nahtlos in die Welt von Microsoft Office.

 

Zukünftig gilt auch für ihre Verträge: „Finden statt Suchen!“

In Ergänzung zu den vordefinierten Metadaten können beliebig viele unternehmensspezifische Vertragskategorien und -typen definiert werden, um die gesamte Vielfalt von Vertragsdokumenten strukturiert zu verwalten. Jeder Vertrag kann intelligent mit QUAM-Elementen wie Prozessen, Abteilungen, Rollen, Personen oder Managementsystemen verknüpft werden – damit können Verträge automatisch auch im Organisationsmodell sicht- und besurfbar gemacht werden. Die integrierte SharePoint-Suche kann zielgruppenorientiert eingestellt werden, so dass jeder Mitarbeiter gemäß seiner organisatorischen Rolle genau die Inhalte zuerst findet, die wirklich wichtig für seinen/ihren Arbeitsbereich sind.

 

Zentral gepflegte Dokumentvorlagen erleichtern die Arbeit und helfen Zeit zu sparen

Im QUAM können ihre vorhandenen Office Vertragsvorlagen einfach übernommen werden und in die Vertragsmanagementlösung integriert werden. Somit wird die Erstellung neuer Verträge einfacher und die Pflege von Vorlagen kann zentralisiert werden. Dies hilft Zeit zu sparen und ungewünschte redundante Datenhaltung zu vermeiden. Vertragsnummern können nach frei definierbaren Schlüsseln eindeutig und automatisch erzeugt werden. Viele vordefinierte Metadatenfelder wie z.B. Erstelldatum, Autor oder Vertragsstatus können bei Neuanlage eines Vertrages bereits automatisch in das Dokument eingetragen werden. Dabei werden Freitexteingaben, wann immer möglich, vermieden. Dies erleichtert die Arbeit und hilft dabei Fehler zu verhindern.

 

Verträge gleichzeitig im räumlich verteilten Team bearbeiten? Kein Problem!

Drückt die Zeit? Rückt die Ausschreibungsfrist immer näher? Nutzen Sie die volle Funktionalität von SharePoint und Office 2013 für maximale Produktivität! Die QUAM Vertragsmanagementlösung kann so konfiguriert werden, dass verwaltete Office Vertragsdokumente auch gleichzeitig – also simultan – von mehreren Nutzern bearbeitet werden können. Beispiel: Ein Kollege aus der Rechtsabteilung der Unternehmenszentrale kümmert sich noch um die Höhe der Haftungssumme, ein anderer aus der Serviceabteilung feilt an Details zur Projektplanung während Sie im Home Office im gleichen Dokument zur gleichen Zeit bereits das Management Summary ihres Ausschreibungsvertrages bearbeiten. Wenn ihr Team zum Feierabend mit der Bearbeitung fertig ist ändern Sie den Status des Vertrages auf „zur Prüfung“. Unverzüglich startet der Workflow, der den zuvor definierten Freigeber per E-Mail oder auch SMS zur Prüfung des Dokumentes auffordert.

 

Vertragscontrolling leicht gemacht!

Neben der reinen Fristenüberwachung bietet die Vertragsmanagement Lösung der LINTRA eine Vielzahl von Möglichkeiten für das Vertragscontrolling. Vertragsrisiken können erfasst und bewertet werden. Die Erfüllung von Verträgen kann ebenso strukturiert dokumentiert werden wie z.B. Vertragsverhandlungen und deren Ergebnisse. Nutzer können sich auf der Vertragsbibliothek Ansichten erstellen um typische Fragen im Controlling zu beantworten wie z.B.:

- Wie viele Neu- und Bestandskunden haben wir im Portfolio?
- Wie hoch sind die kumulierten Leasingverpflichtungen des aktuellen Kalenderjahres?
- Wie hoch ist die Bruttolohnsumme einer Abteilung?