Wir tun nichts Außergewöhnliches, wir sind bloß erfolgreich, weil wir ganz gewöhnliche Dinge ganz außergewöhnlich tun.

Ueli Prager (*1916), schweizer. Gastronom, Gründer u. Verwaltungsratmitgl. Mövenpick

auditContent Change Management Add-On

 

Nichts ist so beständig wie die Veränderung. Ob kontinuierliche Verbesserung in Unternehmen oder Änderungen in der Unternehmensstruktur und Regelwerken. Mit QUAM können Sie jeden Mitarbeiter sehr einfach in den Änderungsprozess einbeziehen. Damit dieser strukturiert und kontrolliert erfolgt, haben wir für QUAM ein neues Add-on entwickelt.

  • Versionierung Ihrer Prozesse und Prozessdokumentationen
  • Einbindung aller Mitarbeiter in den KVP
  • Nachverfolgbarkeit von Änderungen in Ihrem Organisationsmanagement
 

Mit dem neuen Freigabeworkflow in QUAM bestimmen Sie, wer Änderungen an welchen Elementen vornehmen darf, wer diese prüft und wer diese im Endeffekt auch wieder freigibt. Eine neue zentrale Rolle nimmt das Change Board ein. Der neue Workflow stellt im Ergebnis die Nachverfolgbarkeit bei Änderungen Ihres gesamten Unternehmensmodells sicher.

 

Im SharePoint Standard ist es möglich, Dokumente und Listenelemente zu versionieren. Dies ist aber für einen ganzheitlichen Blick auf Prozesse, Strukturen und Unternehmensrichtlinien nicht ausreichend. Wenn Sie wissen wollen, wie ein Prozess inkl. aller dazugehörigen Elemente, wie Berechtigungen, Dokumente, Verantwortlichkeiten etc. zum Zeitpunkt X aussah, benötigen Sie eine professionelle Versionierung und Änderungskontrolle.

 

Individuelle Rechtevergabe für einen unternehmensspezifischen Workflow

CCM für QUAM beschreibt einen standardisierten Freigabeworkflow mit dem – insofern gewünscht – jeder Mitarbeiter einen Änderungsantrag für jedes Element in QUAM einreichen kann. Das Change Control Board (CCB) sammelt und qualifiziert eingereichte Änderungen und weist Sie dem entsprechenden Verantwortlichen zu. Natürlich kann es Änderungsanträge auch ablehnen. Nachdem die genehmigten Änderungen eingearbeitet wurden, werden diese unabhängig kontrolliert und über das Ziehen einer Baseline veröffentlicht. Die Baseline hat den weiteren Vorteil, dass das komplette QUAM mit einem Zeitstempel und eindeutiger Versionsnummer versioniert wird. So kann zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt eingesehen werden, wie Ihr Organisationsmanagement, mit allen Prozessen, Regelwerken und Verantwortlichkeiten aussah. Dies dient insbesondere der notwenigen Nachweispflicht im Qualitätsmanagement.

 

ccm

 

Doch warum ist es so wichtig, Ihr Unternehmensmodell bzw. Ihre Geschäftsprozesse zu versionieren?

Geschäftsprozesse müssen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen identifiziert, modelliert, geprüft und schlussendlich freigegeben werden.

 

Die Dokumentation der Prozesse bildet die Basis für ein professionelles Organisationsmanagement und auch den Ausgangspunkt für zukünftige Prozessoptimierungen. Prozesse werden von den Mitarbeitern gelebt und diesen sollte auch die Möglichkeit gegeben werden, ihre Prozesse aktiv mitzugestalten. Die Nachweispflicht der Prozesse und Prozessdokumente, wie sie im Qualitätsmanagement notwendig ist, sollte dem nicht im Wege stehen. Deshalb ist eine Versionierung inkl. eindeutiger Versionsnummer und Zeitstempel von großer Bedeutung.

 

Die Funktionsweise von CCM

multiprojekt2Der erweiterte Freigabeworkflow unterstützt die Änderungen aller in QUAM enthaltenen Elemente. Nutzer können Änderungswünsche zu jedem Zeitpunkt in einem ersten Beantragungsschritt als Änderungsantrag erfassen. In CCM werden dann diese Anträge gesammelt und von der neu initialisierten Rolle – des Change Control Boards (CCB) – priorisiert und weiterverarbeitet.

 

Im nächsten Schritt, bestimmt das CCB welche Änderungsanträge im weiteren Prozess verarbeitet werden, um im Ergebnis ein neues System inkl. der eingearbeiteten Änderungen zu veröffentlichen. Die notwendigen Änderungen werden an die jeweiligen Redakteure zugewiesen und von diesen bearbeitet. Wenn alle Änderungsanträge abgeschlossen und nochmals geprüft wurden, erfolgt die Veröffentlichung eines neuen Systems.

 

Die Vorteile eines kontrollierten Freigabeprozesses

Das CCB hat zu jeder Zeit einen Einblick in den aktuellen Status des Änderungsprozesses. Die Umsetzung der Änderungen erfolgt gebündelt, und nur wenn alle Änderungsanträge, Änderungsaufgaben und Änderungsprüfungen abgeschlossen wurden, kann eine Genehmigung erfolgen. Das Add-on für QUAM ermöglicht so einen kontrollierten Änderungsprozess des gesamten Systems. Damit ist auch eine Versionierung von QUAM und somit des gesamten Organisationsmanagements, inklusiver der Prozesse, Regelwerke, Strukturen und Verantwortlichkeiten gewährleistet.