• Audits durchführen mit Quam
    Auditmanagement
    Strukturierte Durchführung von Audits

Auditmanagement

Quam beinhaltet ein Audit-Management-Modul, das den Audit-Prozess in Zertifizierungsprojekten z. B. für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder das Umweltmanagement nach ISO 14.001 von der Audit-Planung über die Audit-Durchführung bis hin zur Audit-Nachbereitung unterstützt.

Auditverwaltung

Die Audit-Management-Funktionen im Quam unterstützen sowohl den Leiter Qualitätsmanagement bei zeitlichen und personellen Planung von Audits, der Planung von Prüfzyklen und der Vorbereitung und Durchführung der Audits, die Auditoren bei der strukturierten Durchführung der Audits und der Erfassung der Prüfergebnisse sowie der Erstellung der Audit- und Maßnahmenberichte als auch die Mitarbeiter des zu prüfenden Bereiches bei der Erfassung von Feststellungen und der Umsetzung notwendiger Maßnahmen. Aktuelle Richtlinien des Qualitätsmanagements haben Berücksichtigung bei der Gestaltung des standardisierten Workflows gefunden. 

Auditverwaltung
Auditbedarfe

Auditbedarfe

Im Quam können Sie alle Ihre Auditbedarfe leicht verwalten. Aus diesen Auditbedarfen heraus können Sie Audits erstellen und pflegen sowie zugehörige Dokumente verwalten. Während der Durchführung von Audits hinterlegen Sie Feststellungen, zu denen Sie Ursachen dokumentieren und entsprechende Maßnahmen festlegen. Diese Informationen können Sie als Korrekturmaßnahmenberichte automatisiert ausgeben lassen.

Auditprogrammplanung

In der Auditprogrammplanung erstellen und verwalten Sie alle Ihre Audits. Ein Auditprogramm definiert sich laut ISO 19011 als ein Satz eines oder mehrerer Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind. Also beispielsweise die Audits Ihres Managementsystems (spezifischer Zweck) im kommenden Jahr (spezifischer Zeitraum). Die Vorgehensweise dabei orientiert sich oftmals an der PDCA-Methode (Plan, Do, Check, Act).
Als Satz mehrerer Audits für ein Jahr kann ein Auditprogramm im Audit Management für spätere Perioden und Standorte erneut herangezogen (dupliziert) werden. Die Attribute, werden im Auditmanagement als Metadaten gepflegt. Wenn Sie Auditprogramme angelegt, Audits zugeordnet und Ihre Meta-Informationen zum Audit gepflegt haben, können Sie alle Informationen aufbereitet in eine Word-Datei zu exportieren.

Auditprogrammplanung
Auditorenverwaltung

Auditorenverwaltung

Im Quam können Sie Auditoren hinterlegen. Sie haben die Möglichkeit, zu einem Audit einen leitenden Auditor und mehrere Co-Auditoren zuzuweisen. 

Diesen Auditoren ordnen Sie Qualifikationen zu, die Sie wiederum entsprechenden Themen (z. B. Normen, Technische Spezifikationen, interne Regularien o.ä.) zuweisen können und die in den Managementsystemen hinterlegt werden.

Auditplanung

Quam unterstützt den kompletten Prozess des Audit-Managements. Die Auditplanung im Quam ermöglicht neben der zeitlichen Planung auch die Zieldefinition und die Zuteilung von Ressourcen anhand der zugeordneten Qualifikation.
Mit Quam planen Sie Ihr Audit entlang eines bereits vorkonfigurierten Workflows. Individuelle Anpassungen des Bewertungsverfahrens für Ihr Unternehmen oder externe Partner und Zulieferer sind natürlich problemlos möglich.
Erstellen Sie Fragenkataloge auf unternehmenskonformen Vorlagen und planen Sie Termine und Aufgaben komfortabel in Microsoft SharePoint.
Bei wiederkehrenden Audits können bereits vorhandene Fragekataloge eingepflegt werden, um so den jeweils geeigneten unkompliziert auswählen zu können. Die aus der Planung resultierenden Aufgaben können direkt den Auditoren zugewiesen werden.

Auditplanung
Auditdurchführung

Auditdurchführung

Bei der Durchführung des Audits werden alle relevanten Unterlagen im Auditraum gesammelt. Auch die beim Audit aufgedeckten Abweichungen und Feststellungen werden dokumentiert und können mit entsprechenden Ursachen verknüpft werden.

Maßnahmenverfolgung

Nach der Dokumentation des Audits können Maßnahmen festgelegt und einzelnen Mitarbeitern zur Umsetzung zugeordnet werden. Betroffene Mitarbeiter können automatisch per E-Mail über anstehende Audits und Maßnahmen informiert werden. Sie können den Bearbeitungsstatus festhalten und kommentieren. Erinnerungen an die verantwortlichen Mitarbeiter, Auditoren und QM-Beauftragte zu den festgelegten Terminen verhindern, dass Termine in Vergessenheit geraten.

So können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand des Audits einsehen. Quam stellt Ihnen einen Maßnahmenkatalog zusammen mit einer Liste der offenen Maßnahmen, deren Umsetzung direkt angesteuert werden kann.

Maßnahmenverfolgung
Auditberichte & Audit-Nachbereitung

Auditberichte und Nachbereitung

Sie können im Quam die Audit-Feststellung anhand verschiedener Kriterien bewerten. Für eine lückenlose Dokumentation werden Auditberichte generiert. Die im Rahmen eines Audits erzeugten Feststellungen, Ursachen und Maßnahmen können Sie in einem Korrekturmaßnahmenbericht automatisch strukturiert ausgeben lassen.
Sie erhalten sämtliche Auditergebnisse als Ergebnislisten und Abweichungsberichte. Für die Bearbeitung von identifizierten Schwachstellen können Sie Aufgaben inklusive Terminvorgaben und Verantwortlichkeiten festlegen und so auch direkt deren Umsetzung kontrollieren. 

Hinweis: Screenshots können Anwendungsbeispiele zeigen, die nicht im Standard enthalten sind und weiterer Konfiguration bedürfen.

Weitere Funktionen von Quam finden Sie auf unserer Produktseite.