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Quam - das Betriebssystem Ihres Unternehmens
Anwendungsfälle

Praktische Anwendungsbeispiele für den Einsatz von Quam

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Strukturen

Prozesse verstehen

Prozesse sind der Motor Ihres Unternehmens. Prozesse beschreiben, wie Ihre Ressourcen eingesetzt werden und wie die Arbeit erledigt wird. Prozesse helfen eine einheitliche Sprache zu finden und bestimmen, ob Dinge gut oder schlecht laufen. Prozesse sind messbar und machen eine Organisation skalierbar. Ob Prozesslandkarte, formale Verfahrensbeschreibung oder Prozesssteckbrief, horizontale, dynamische oder tabellarische Darstellungen und Modellierungsmöglichkeiten. Quam kann fast alles.

Mit Quam betreiben Sie aktives Prozessmanagement, indem Sie Ihre Prozesse aufnehmen und auf Sinnhaftigkeit sowie Redundanz überprüfen und neu organisieren. Ob Prozesslandkarte, Verfahrensbeschreibung oder Prozess-Steckbrief – Sie stellen sich Ihre Prozessbeschreibungen und prozessbezogenen Auswertungen (Kennzahlen und Matrizen) individuell zusammen.
Alle dynamischen Arbeitsprozesse werden in der Ablauforganisation dargestellt. 70 % der Prozessverantwortlichen in Unternehmen nutzen Visio als Modellierungstool. So auch Quam! Erfassen Sie mit Quam einfach und unkompliziert ihre Geschäftsprozesse durch die Einbindung von Microsoft Visio.
Mit der im Quam implementierten Methode modellieren Sie geführt die unternehmensrelevanten Informationen.
Mit Quam beantworten Sie die Frage: Was und wie macht wer, wo, mit welchen Ressourcen, nach welchen Regeln und mit welchem Ziel. Wenn Sie dies an einem Prozess darstellen, können Sie komplette Organisationsstrukturen abbilden. Jeder Mitarbeiter kann an der Visualisierung und Umsetzung der für ihn relevanten Prozesse und Organisationsstrukturen mitwirken.
Für die grafische Modellierung nutzt Quam das Microsoft Visio. Dabei entstehen aber nicht nur grafische Zeichnungen, welche nur begrenzt analysierbar und wiederverwendbar wären. Quam erkennt die einzelnen Bestandteile der modellierten Prozesse und Diagramme und speichert diese zur Versionierung und konsistenten Verwendung im Organisationsmodell einzeln ab. Durch die Anreicherung der Prozessdiagramme um Prozessbeschreibungen und Informationen zu Verantwortlichkeiten, Mitwirkungen, informatorisch Beteiligten, Entscheidungsträgern (RACI), angewendeten IT-Systemen, Formularen, mitgeltenden Regularien und Ordnungen etc. entstehen systematisch elektronische Abbilder von Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen, Stellen- und Funktionsbeschreibungen, Verantwortungsmatrizen u.v.m. – automatisch und völlig ohne Dokumente und Papier.
Das sinnvolle Vernetzen von Prozessen erfolgt im Quam natürlich über deren Start- und Endereignisse. Sie können dadurch von Prozess zu Prozess navigieren, ohne die grafische Darstellung zu verlassen.
Dies allein reicht aber nicht, um Verantwortungen zu bündeln Geltungsbereiche zu sortieren oder weitergehende Zusammenhänge zu erkennen. Quam ermöglicht daher, Vernetzungen auch über alle aufbauorganisatorischen Elemente der Organisation herzustellen. Scheinbar komplexe Zusammenhänge werden im Quam einfach und Schritt für Schritt über die Prozess-Struktur-Matrix hergestellt und genau dies ermöglicht im Nachgang logische Auswertungen der Prozesse aus verschiedensten Blickrichtungen.
Eine Prozess-Struktur-Matrix (RACI-Matrix) stellt dar, welche Organisationseinheiten oder Rollen an welchen Prozessschritten wie beteiligt sind. Nach der Modellierung können die erstellten Modelle als einheitliche Arbeitsgrundlage für die Mitarbeiter in mehreren Sprachen zugängig gemacht werden.
Dank der Verknüpfungen zwischen der Aufbau- und Ablauforganisation strukturiert und organisiert Quam z. B. Personen, Rollen, Formulare, IT-Systeme oder Informationen entlang der Prozesse.
XRM steht im Quam für Extended-Relationship-Matrix oder auch 'Anything-Relationship-Matrix'. Mit Hilfe der XRM verbinden Sie jedes beliebige Element Ihrer Organisation mit anderen Elementen. Sie setzen beispielsweise Prozesse mit Normenkapiteln in Verbindung oder verbinden Abläufe mit Ihren Rollen, Organisationseinheiten, Gremien. Was immer Sie miteinander referenzieren oder verknüpfen wollen, die XRM ist ein einfaches Hilfsmittel scheinbar komplexe Organisationen nach und nach im Quam abzubilden.

Darstellungsvarianten von Abläufen:

Prozesslandkarten
Horizontale Prozessmodellierung
Prozessfilter
Vertikale Prozessmodellierung
RACI-Matrix
Dynamisch generierte Prozesse

Strukturen erfassen

Das Erfassen sämtlicher Organisationsstrukturen ist mit Quam wirklich denkbar leicht. Ob Organigramme, organisatorische Bereiche, Gebäude, Niederlassungen, Abteilungen, IT-Strukturen, Personal, Werke, Regionen oder unterschiedliche Legal Entities in Konzernen: Mit Quam visualisieren Sie alle Struktur gebenden Elemente der Organisation und verknüpfen sie beliebig miteinander oder mit den Prozessen.

Quam ist deutlich mehr als ein BPM-Tool. Quam erlaubt auch die grafische Modellierung organisatorischer Strukturen neben den Prozessen: Organisationsdiagramme, Ressourcendiagramme, Netzwerkpläne, Gebäudepläne, Rollen und Teams etc. Alle Informationen werden dabei in einer Weise vernetzt, dass sie bei Bedarf zu Managementsystemhandbücher, wie z. B. das Qualitätsmanagementhandbuch, zusammengestellt werden können. Auf Wunsch können diese natürlich auch über einen Word-Report ausgegeben werden. Durch diese vernetzten Informationen lassen sich weitreichende Sichten erzeugen und auf diese Weise vielfältige Erkenntnisse zu organisatorischen Fragestellungen gewinnen.
Mit Quam können Sie sämtliche Ressourcen Ihres Unternehmens strukturieren. Ihnen Eigenschaften, Kennzahlen oder Verantwortliche zuordnen und verknüpfen sie mit den entsprechenden Abläufen, in denen Sie zum Einsatz kommen. Dies ermöglicht eine Vielzahl von Auswertungsvarianten entlang der Prozesskette. plausibilisieren Sie so Ihren Ressourceneinsatz, Nutzungs- und Zugangsberechtigungen oder ermitteln Sie so Prozesskennzahlen Ihrer Ressourcen in Ihrer Organisation.
Jedes Unternehmen kennt Organigramme, ob klassisch nach Hierarchien oder in funktionale Bereiche unterteilt, sie sind immer noch ein wesentliches Kriterium für Mitarbeiter, sich im Unternehmen zurechtzufinden, Ansprechpartner zu suchen oder die eigene Mitarbeiter im Unternehmen zu finden.
Mit Quam lassen sich die Organigramme leicht abbilden und Rollen und Prozesse den Bereichen zuordnen.
Auch Rollen in Unternehmen oder Gremien sind strukturell organisiert. Mit Quam bilden Sie auch diese Strukturen ab. Mitarbeiter oder Funktionsbereichen können Sie anschließend diesen Rollen oder Geremien zuordnen und sortieren so Verantwortlichkeiten für abteilungsübergreifende Aufgaben.
Durch die Anreicherung der Prozessdiagramme um Prozessbeschreibungen und Informationen zu Verantwortlichkeiten, Mitwirkungen, informatorisch Beteiligten, Entscheidungsträgern (RACI), angewendeten IT-Systemen, Formularen, mitgeltenden Regularien und Ordnungen etc. entstehen systematisch elektronische Abbilder von Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen, Stellen- und Funktionsbeschreibungen, Verantwortungsmatrizen u.v.m. – automatisch und völlig ohne Dokumente und Papier.
Organisations- oder Hierarchiediagramm von z. B. IT-Systemen, Formularen, Normen oder Firmen, Niederlassungen und Standorten werden, wie auch die Prozesse mit den vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Visio visualisiert und durch die Verknüpfung mit Personen, Verantwortlichkeiten, Regelwerken, verwendeten IT-Systemen und Formularen oder Prozessen zum Leben erweckt.
Die Verknüpfungen der organisatorischen Elemente untereinander oder mit den Prozessen Ihres Unternehmens erfolgt kinderleicht über eine sogenannte XRM-Matrix, in der frei dimensionierbar die Beziehungen per Mausklick hergestellt oder geändert werden.

Compliance beachten

Managementhandbücher und Verfahrensanweisungen dokumentieren Ihre Organisation nach speziellen Gesichtspunkten. Wenn Sie themenbezogene Dokumentationen für unterschiedliche Empfängergruppen, z.B. für Mitarbeiter oder Auditoren vorhalten möchten, nutzen Sie die Möglichkeiten einer Datenbank, dokumentieren Sie Ihre Regularien ohne Redundanz und mit minimalem Aufwand und vernetzen Sie diese gezielt mit den Abläufen im Unternehmen.

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln, Abläufen, Fristen oder die Nutzung von Vorgabedokumenten in Unternehmen stellt eine Herausforderung dar – ungeachtet dessen, ob es sich um ein integriertes Management oder andere dedizierte, normierte Managementsysteme, wie ein Qualitätsmanagement, EFQM, Umweltmanagement o. ä. handelt, die im Fokus der Betrachtung stehen. Es geht stets darum, die vom Unternehmen angestrebte Organisation zu dokumentieren, zu kommunizieren und ständig zu verbessern. Diesem Ziel dient Quam!
Quam ist eine sofort einsatzfähige Software von leistungsstarken, einfach bedienbaren Anwendungsbestandteilen zum Aufbau eines unternehmensweiten integrierten Managementsystem-Portals. Ob nach unternehmensspezifischen Kriterien oder nach einer bestimmten Norm (z.B. ISO 9001, ISO 14.001, VDA 6.1, etc.), Quam hilft bei der Modellierung, Analyse, Dokumentation und Publikation und der stetigen Verbesserung von Unternehmensabläufen und Ergebnissen.
Das Qualitätsmanagementsysteme (QMS) ist Teil eines integrierten Managements und stellt sicher, dass die Systemqualität, Prozessqualität und die Produktqualität in einer Organisation geprüft und verbessert wird. Ziel eines QMS ist eine dauerhafte Verbesserung der Unternehmensleistung. Es soll die Methodik beschreiben und liefert das Handwerkzeug, nach dem die Mitarbeiter ihre individuellen Prozesse zur Sicherung und Verbesserung der Qualität ausrichten.
Die Einhaltung von Normen, Regeln, Abläufen, Fristen oder die Nutzung von Vorgabedokumenten in Unternehmen stellt auch hier die Herausforderung dar. Das Quam dient dazu, die vom Unternehmen angestrebte Organisation zu dokumentieren, zu kommunizieren und ständig zu verbessern.
Quam ist eine sofort einsatzfähige Software von leistungsstarken, einfach bedienbaren Anwendungsbestandteilen zum Aufbau eines unternehmensweiten integrierten Managementsystem-Portals. Ob nach unternehmensspezifischen Kriterien oder nach einer bestimmten Norm (z.B. ISO 9001, ISO 14.001, VDA 6.1, etc.), Quam hilft bei der Modellierung, Analyse, Dokumentation und Publikation und der stetigen Verbesserung von Unternehmensabläufen und Ergebnissen.
Damit ist Quam das perfekte Werkzeug für die Steuerung und Optimierung von Organisationen sowie die einfache und aufwandsarme Erstellung und Pflege von zugehörigen Managementsystemen.
Quam unterstützt Sie mit dem DSGVO-Modul bei der Identifikation des Änderungsbedarfes durch eine gezielte Erarbeitung, Definition bzw. Anpassung Ihrer personenbezogenen Datenverarbeitungsprozesse. Damit sind Sie in der Lage, DSGVO-konforme technische und organisatorische Maßnahmen zur Änderung Ihrer Organisation zu definieren.

Mit Quam können Sie Ihr gesamtes Datenschutz-Managementsystem (DSMS) organisieren. Softwaregestützte Workflows helfen beim Aufbau des von der DSGVO geforderten Informations-, Risiko- und Changemanagements. Auf Basis der dokumentierten Ergebnisse sind Sie in der Lage, aufwandsarm die Konformität Ihrer Organisation gemäß DSGVO nachzuweisen oder sich auf Wunsch Ihr implementiertes Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO 27001 zertifizieren zu lassen.
Für Unternehmen, die ihr Qualitäts-Managementsystem nach der ISO 9001 zertifizieren lassen, wird das Risikomanagement zudem zukünftig Teil ihrer Betrachtung, da die revidierte Norm ISO 9001:2015 die Berücksichtigung des Risikomanagements fordert.

Risikomanagement mit Quam wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung der Organisation kontinuierlich stattfinden. Im Kern geht es um ein sich selbst über die Zeit verbesserndes System aus Ressourcen, Prozessen und Regeln, mit dem eine frühzeitige Erkennung, Systematisierung und einfache Meldung von Risiken ermöglicht wird.
Der hohe Integrationsgrad und die konsistente Vernetzung unterstützen neben Aspekten der Qualitätssicherung auch Analysen bzgl. Risk & Compliance (also der Konformität von Prozessen zu Regeln im Unternehmen und der Betrachtung von Prozessen aus dem Blickwinkel von Risikoanalysen) und Governance (also die Sicherstellung, dass Prozesse die Unternehmensstrategie und –ziele stützen) bis hin zum Aufbau interner Kontrollsysteme mit ihrem Fokus auf Prozessschritte zur Überprüfung und Bestätigung der wirksamen Anwendung des internen Regelwerkes von Unternehmen.

IT-Systeme managen

Wer hat welche Software im Einsatz, welche Lizenzen brauchen wir wirklich noch, welche IT-Systeme existieren im Unternehmen und wer sollte welche Software in welchem Zusammenhang nutzen? Dies sind Fragestellungen jedes Unternehmens. Die Strukturierung von IT-Infrastrukturen wird erheblich einfacher, wenn man sie zunächst mal visualisiert. Mit Quam ist dies möglich und Quam liefert dazu auch gleich die Antworten.

Die Visualisierung der eigenen IT-Infrastruktur an sich liefert bereits sehr viele Erkenntnisse in Unternehmen. Stellen Sie sich vor, dass Sie den Prozessen in Ihrem Unternehmen gleich noch die IT-Systeme mitgeben, die in den Abläufen zu verwenden sind. Mit Quam wird dies sehr leicht möglich, und Sie können nach erfolgter Vernetzung der Systeme mit den Prozessen beantworten, welche IT, in welchem Arbeitsschritt im Einsatz sind. Durch Vernetzung der IT-Systeme mit der darauf lizenzierten Software können im Umkehrschluss ermitteln, welche Systeme und Software in keinem Prozess vorkommen und folglich nicht benötigt werden.
Welche Nutzer müssen an welchen IT Systemen geschult werden? Und warum? Diese Fragen beantwortet Ihnen Quam. Dazu verknüpfen Sie die IT mit den Abläufen, in denen sie zum Einsatz kommt. Die Abläufe kennen im Quam die am Prozess Beteiligten. Die Erstellung von Schulungsplänen wird im Quam prozessorientiert unterstützt.
Welche IT-Systeme werden in welchen Prozessen durch welche Nutzer verwendet? Brauchen Sie die Lizenzen überhaupt noch im Unternehmen? Wie viel Lizenzen werden überhaupt benötigt. Die Antworten darauf liefert der Arbeitsprozess und die an diesen Prozessen beteiligten Mitarbeiter.

Durch die Verbindung der Lizenzen zu den IT-Systemen und damit zu den Prozessen im Unternehmen plausibilisieren Sie quasi nebenbei Ihren Lizenzbedarf.

Neue Releases von eingesetzter oder obsolet gewordener Software können prozessorientiert auf Sinnhaftigkeit hin hinterfragt werden. Sinnvolle Entscheidungen zum Einsatz der Software spart Geld oder argumentiert Budget für deren Beschaffung.
Software wird in jedem Unternehmen vielfältig eingesetzt. Sie unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Wie stellen wir aber sicher, dass jeder die richtige Software nutzt und dass diese auch richtig eingesetzt wird. Quam liefert Antworten. Im Quam können Sie Ihre Software und deren Module entlang der Prozesskette strukturieren. Sie dokumentieren dadurch, welche Software in welchen Arbeitsschritten zum Einsatz kommen soll und erfahren darüber, welche Mitarbeiter in den Prozessen entsprechend qualifiziert sein müssen. Software die zum Einsatz kommt, kann somit schnell auf Ihre Sinnhaftigkeit hin überprüft werden. Kriterium dafür kann nur der Prozess sein, der im Unternehmen definiert ist.

Mitarbeiter pflegen

Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital in Unternehmen. Die Verkettung deren Wissens und Könnens bringt das Unternehmen voran. Sie wissen dies und haben einen berechtigten Anspruch auf Einbringung, Wahrnehmung und Mitwirkung. Gute Mitarbeiter zu bekommen wird immer schwieriger. Neue Mitarbeiter entsprechend zu befähigen ist eine Herausforderung. Es ist daher immer mehr notwendig, das Know-how altgedienter Mitarbeitern zu kennen und ungleich schwerer dieses im Unternehmen zu bewahren. Quam unterstützt Sie dabei, das unternehmenskritische Wissen im Unternehmen zu halten und es neuen Mitarbeitern einfach zugänglich zu machen.

Das Organigramm ist die zentrale grafische Darstellung der Aufbauorganisation, das die organisatorischen Einheiten sowie deren disziplinarischen Beziehungen und Kommunikationsbeziehungen offenlegt. Damit werden die Leitungsbeziehungen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten in übersichtlicher Form abgebildet.
Neben hierarchischen Struktureinheiten existieren in jeder Organisation Gremien und Teams als Zusammenschluss von mehreren Personen zur Lösung einer bestimmten Aufgabe oder zur Erreichung eines bestimmten Zieles jenseits der disziplinarischen Organisation.
Abteilungen sind Zusammenfassungen mehrerer Stellen, die gemeinsame oder direkt zusammenhängende Aufgaben eines einheitlichen Arbeitsgebiets erfüllen und in der Regel einer Instanz (Manager oder Abteilungsleiter) unterstellt sind. Als Organisationseinheit ist sie ein Element der Aufbauorganisation.
Eine Stellenbeschreibung (auch Arbeitsplatzbeschreibung) ist im Quam eine personenneutrale oder personenkonkrete Beschreibung einer Arbeitsstelle, die Arbeitsinhalte, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Miitwirkungen, Rollen und Beziehungen zu anderen Stellen wiedergibt. Im Quam ergibt sich diese Stellenbeschreibung völlig automatisch durch die Zugehörigkeit zu Einheiten der Aufbauorganisation, Rollen oder Gremien und Teams und deren Einbindung in die Prozesse.
Durch die Erfassung von Skills und deren Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern kann leicht ein Skillmanagement-System aufgebaut werden, um Mitarbeiterkompetenzen zu erfassen, abzufragen und auszuwerten. *

* Konfiguration/Aktivierung des Auditmanagements erforderlich
Qualifikationen sind nachweisbare Befähigungen von Mitarbeitern. Innerhalb des Quam wird die Qualifikation z.B. verwendet, um die Befähigung eines Auditors zu bestimmen, um Audits bezüglich formaler Auditkriterien (z. B. Normen oder Spezifikationen) durchführen zu können. *

* Konfiguration/Aktivierung des Auditmanagements erforderlich
Die Aufbauorganisation kann bei Bedarf bis auf Mitarbeiterebene ausdefiniert werden. In der Personalliste des Quam können dazu die gewünschten Daten inkl. z.B. der Kommunikationsdaten der Mitarbeiter hinterlegt oder importiert werden; auf diese Weise kann leicht ein Mitarbeiterverzeichnis oder Telefonbuch entstehen.

Collaboration organisieren

Auch in Unternehmen werden zunehmend Technologien und Ideen sozialer Netzwerke in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern genutzt. Flexibler Informationsaustausch und die schnelle Informationsweitergabe sind entscheidend für die Kultur und auch für die Konkurrenzfähigkeit. Die interaktiven Quam-Funktionen vereinfachen bestimmte Abläufe im Zusammenhang mit Quam und unterstützen die Zusammenarbeit und Wissensspeicherung im Unternehmen.

Mit Quam können Sie durch Konfiguration alle Standardfunktionalitäten von SharePoint für Social Collaboration effizient nutzen. Daneben unterstützt Quam neuere Strömungen wie Social BPM (auch als BPM 2.0 oder Collaborative BPM bezeichnet) und integriert dazu Ideen der Social Collaboration, um Prozesse im Team gemeinsam zu bearbeiten, zu optimieren und zu publizieren - BPM-Erfahrung ist dafür nicht erforderlich – mit dem Ziel der verstärkten Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung der Inhalte. Mit SharePoint als Basis ist Quam webbasiert - unabhängig von Ihrem Standort können damit alle Beteiligten gemeinsam an den Prozessen und Strukturen arbeiten. Integrierte Feedback-Funktionen und Maßnahmenverfolgung lassen sich zu ganzen Ticketsystemen für die interne Unternehmensorganisation entwickeln.
Das Quam-Wiki findet vielseitigen Einsatz. Sie können damit Wissen teilen, Ideen austauschen, mit Ihren Kollegen an einem Entwurf arbeiten, eine Anleitung erstellen, eine Wissensenzyklopädie aufbauen oder einfach täglich anfallende Informationen in einem Format schreiben, auf das einfach zugegriffen werden kann und das sich leicht ändern lässt.
Im QUAM-Wiki können die Nutzer auf einfache Weise beliebige Seiten erstellen und bearbeiten und Verknüpfungen zu neuen Seiten erstellen. Auf jeder Seite können Text, Tabellen und Bilder eingefügt werden. Natürlich können Sie auch Hyperlinks zu anderen Seiten erstellen.
Der QUAM-Blog dient, wie das QUAM-Wiki auch, der Speicherung und Kommunikation des Unternehmenwissens. Nutzen Sie diesen Bereich also, um Ihr Wissen mit den Kollegen zu teilen und veröffentlichen Sie Beiträge zum Beispiel zum Thema Prozessmanagement mit Quam.
Sie haben die Möglichkeit, die vorhandenen Beiträge nach selbstdefinierten Kategorien zu filtern. Jeder Beitrag kann von einem berechtigten Nutzer genehmigt werden, bevor er allen Nutzern zur Verfügung steht.
Im QUAM-News-Bereich können Newsmeldungen und Ankündigungen gepostet werden. Auf diese Weise halten Sie Ihre Mitarbeiter schnell und einfach über Neuigkeiten auf dem Laufenden.
Alle Newsmeldungen können natürlich konfiguriert werden, damit sie direkt auf der Startseite des Quam angezeigt werden. Damit neue Ankündigungen auch direkt von den Mitarbeitern gelesen werden, können Sie Benachrichtigung auf die QUAM-News erstellen. Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail erhalten, sobald eine neue Ankündigung erstellt wurde.
Diskussionsforen eignen sich dazu, mit Ihren Kollegen gemeinsam verschiedene Sachverhalte zum Beispiel zum Thema Prozessmanagement mit Quam zu diskutieren, ohne zeitraubende Meetings einzuberufen.
Der Quam-Umfragebereich ermöglicht die Erstellung eines Fragebogens zur Beantwortung durch Ihre Mitarbeiter und die grafische Zusammenfassung der Ergebnisse. Nutzen Sie die Umfragefunktion zum Beispiel zur Verständnisprüfung rund um das Thema Quam oder einzelner Quam-Inhalte. Die Umfragen können Sie nach eigenen Vorgaben gestalten.
Die Funktion des Quam-Feedback ermöglicht das systematische Rückmelden von Informationen, Fragen, Fehlermeldungen, Änderungsmeldungen oder Verbesserungsvorschlägen zu Quam-Inhalten. Hat sich ein Prozess verändert oder haben Sie einen Fehler entdeckt oder einfach nur eine Frage zu einer Ressource, dann können Sie mit dem Quam-Feedback entsprechende Information aufnehmen und einem Verantwortlichen zuweisen.
Die im Quam-Feedback erstellten Rückmeldungen werden in der Quam-Maßnahmenliste abgelegt. In der Quam-Maßnahmenliste erhalten Sie eine nach Prozess gruppierte Auflistung der Maßnahmen und haben damit einen Überblick, welche aktiven Rückmeldungen noch zu bearbeiten sind.

Risiken managen

Risiken, wie auch Chancen, müssen im Unternehmen gemanagt werde. Quam bietet eine Workflow gestützte Identifikation von Risiken und die Steuerung von Maßnahmen und Aktivitäten zur Risikoprävention.

Für Unternehmen die ihr Qualitäts-Managementsystem nach der ISO 9001 zertifizieren lassen, wird das Risikomanagement zudem zukünftig Teil ihrer Betrachtung, da die revidierte Norm ISO 9001:2015 die Berücksichtigung des Risikomanagements fordert.
Risikomanagement mit Quam wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung der Organisation kontinuierlich stattfinden. Im Kern geht es um ein sich selbst über die Zeit verbesserndes System aus Ressourcen, Prozessen und Regeln, mit dem eine frühzeitige Erkennung, Systematisierung und einfache Meldung von Risiken ermöglicht wird.
Quam eröffnet die Möglichkeit, Managementsysteme nahtlos mit der Ausführungsebene zu verknüpfen und bringt damit bereits im Wesentlichen alle notwendigen Funktionen mit, um Workflow gesteuert konkret erkannte Risiken und die zu ihrer Bearbeitung definierten Maßnahmen in ein und demselben System zu handhaben. Bei der Identifikation von Risiken ermöglicht Quam den Aufbau eines Risikoatlas,, die Beschreibung von Risikomanagement-Rollen, den Aufbau eines Regelkreises zur Handhabung erkannter Risiken und die Zuordnung von Verantwortungsträgern sowie die Planung von Maßnahmen zur Klärung erkannter bzw. zur Prävention potentieller Risiken und die Definition und Verfolgung von Kennzahlen.

Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Risiken zu melden. Diese werden über das System den dafür Verantwortlichen weitergeleitet und entsprechend dem Risikoregelkreis bearbeitet und überwacht.
Risikomanagementsystem mit Quam ist modular vielfältig konfigurierbar. Regularien und Managementhandbücher können mit geringem Aufwand und ohne technisches Know-how mit dem bestehenden Prozessmodell verknüpft werden. Konkrete, bisher nicht erfasste Risiken können einfach per Workflow in den Risikoatlas aufgenommen, kategorisiert und entsprechenden Schweregraden zugeordnet sowie revisionssicher mit Schwellwerten und standardisierten Maßnahmen versehen werden.
Die systematische Überwachung und Steuerung von Risikopräventionsmaßnahmen zur Vermeidung von Fehlern, Schäden und Kosten aus inhärenten Risiken der Unternehmensbranche und der unternehmerischen Tätigkeit bilden den Kern eines Risikomanagements im Quam. Zur Meldung und Nachverfolgung von Risiken können SharePoint basierte elektronische Formulare entworfen und verwendet werden, die entsprechend dem definierten Regelkreis des Risikoverfolgungssystems Folgeaktivitäten workflowgestützt anstoßen.
Durch konsistente Betriebsabläufe und einer daran ausgerichteten Koordination der Risikomaßnahmenverfolgung können Transparenz und Effizienz deutlich erhöht werden.
Dies führt zu Kosteneinsparungen von bis zu 70%, die durch Risiken verursacht werden, und zu organisatorischer Sicherheit im Umgang mit Risiken.
Geschäftspartner, wie Banken und Wirtschaftsprüfer, können über eine „externe Risikomanagementsystemsicht“ auf speziell definierte Bereiche zugreifen, ohne Einblick in sensible Datenbestände zu erhalten.

Standorte verwalten

Strukturieren Sie Standorte, visualisieren Sie Gebäudepläne, Büros oder IT-Infrastruktur. Erfassen Sie alles, was Sie möchten und zu Ihrer Organisation gehört. Verknüpfen Sie Ihre Ressourcen mit den Abläufen und klären Sie so deren Verantwortlichkeiten. Über die vielfältigen Auswertungen im Quam können sie beispielsweise Zutrittsberechtigungen plausibilisieren, Wartungspläne organisieren und vieles mehr.

Der Zugang zu Organisationsinformationen erschließt sich nicht für alle Mitarbeiter über die Prozesswelt oder die Hierarchien im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter weiß aber, wo sich sein Arbeitsplatz befindet. Erleichtern Sie den Mitarbeitern den Zugang zu den für ihn wichtigen Arbeitsanweisungen, Funktionsbeschreibungen oder Regelwerken indem Sie diese mit den Arbeitsorten verknüpfen.
Quam ermöglicht es, das Gebäudemanagement zentral zu organisieren. Sie erfassen alle Gebäude und Räumlichkeiten im Quam. Sie können die Gebäudepläne des Unternehmens vom Gelände über die Gebäude und Ebenen bis hin zu detaillierten Raum- und Inventarplänen darstellen.
Sie planen Raumkapazitäten zentral und effizient. Verknüpfen Sie die Objekte mit den Abläufen, und Quam beantwortet auf Knopfdruck die Fragen: Welche Prozesse finden in welchen Gebäuden statt und wer braucht daher Zugangsberechtigungen?
Viele Unternehmen arbeiten in unterschiedlichen Gebäuden an unterschiedlichen Standorten. Im Quam visualisieren Sie diese und verknüpfen die Arbeitsorte mit den aufgenommenen Prozessen. Über die an den Prozessen hinterlegten Mitwirkungen der Mitarbeiter sind Sie in der Lage Zugangsberechtigungen zu Gebäuden, Werken, Laboren oder beispielsweise Reinsträumen zu plausibiliesieren.

Audits durchführen

Quam beinhaltet ein Audit-Management-Modul, das den Audit-Prozess in Zertifizierungsprojekten z. B. für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder das Umweltmanagement nach ISO 14.001 von der Audit-Planung über die Audit-Durchführung bis hin zur Audit-Nachbereitung unterstützt.

Die Audit-Management-Funktionen im Quam unterstützen sowohl den Leiter Qualitätsmanagement bei zeitlichen und personellen Planung von Audits, der Planung von Prüfzyklen und der Vorbereitung und Durchführung der Audits, die Auditoren bei der strukturierten Durchführung der Audits und der Erfassung der Prüfergebnisse sowie der Erstellung der Audit- und Maßnahmenberichte als auch die Mitarbeiter des zu prüfenden Bereiches bei der Erfassung von Feststellungen und der Umsetzung notwendiger Maßnahmen. Aktuelle Richtlinien des Qualitätsmanagements haben Berücksichtigung bei der Gestaltung des standardisierten Workflows gefunden.
Im Quam können Sie alle Ihre Auditbedarfe leicht verwalten. Aus diesen Auditbedarfen heraus können Sie Audits erstellen und pflegen sowie zugehörige Dokumente verwalten. Während der Durchführung von Audits hinterlegen Sie Feststellungen, zu denen Sie Ursachen dokumentieren und entsprechende Maßnahmen festlegen. Diese Informationen können Sie als Korrekturmaßnahmenberichte automatisiert ausgeben lassen.
In der Auditprogrammplanung erstellen und verwalten Sie alle Ihre Audits. Ein Auditprogramm definiert sich laut ISO 19011 als ein Satz eines oder mehrerer Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind. Also beispielsweise die Audits Ihres Managementsystems (spezifischer Zweck) im kommenden Jahr (spezifischer Zeitraum). Die Vorgehensweise dabei orientiert sich oftmals an der PDCA-Methode (Plan, Do, Check, Act).
Als Satz mehrerer Audits für ein Jahr kann ein Auditprogramm im Audit Management für spätere Perioden und Standorte erneut herangezogen (dupliziert) werden. Die Attribute, werden im Auditmanagement als Metadaten gepflegt. Wenn Sie Auditprogramme angelegt, Audits zugeordnet und Ihre Meta-Informationen zum Audit gepflegt haben, können Sie alle Informationen aufbereitet in eine Word-Datei zu exportieren.
Im Quam können Sie Auditoren hinterlegen. Sie haben die Möglichkeit, zu einem Audit einen leitenden Auditor und mehrere Co-Auditoren zuzuweisen.
Diesen Auditoren ordnen Sie Qualifikationen zu, die Sie wiederum entsprechenden Themen (z. B. Normen, Technische Spezifikationen, interne Regularien o.ä.) zuweisen können und die in den Managementsystemen hinterlegt werden.
Quam unterstützt den kompletten Prozess des Audit-Managements. Die Auditplanung im Quam ermöglicht neben der zeitlichen Planung auch die Zieldefinition und die Zuteilung von Ressourcen anhand der zugeordneten Qualifikation.
Mit Quam planen Sie Ihr Audit entlang eines bereits vorkonfigurierten Workflows. Individuelle Anpassungen des Bewertungsverfahrens für Ihr Unternehmen oder externe Partner und Zulieferer sind natürlich problemlos möglich.
Erstellen Sie Fragenkataloge auf unternehmenskonformen Vorlagen und planen Sie Termine und Aufgaben komfortabel in Microsoft SharePoint.
Bei wiederkehrenden Audits können bereits vorhandene Fragekataloge eingepflegt werden, um so den jeweils geeigneten unkompliziert auswählen zu können. Die aus der Planung resultierenden Aufgaben können direkt den Auditoren zugewiesen werden.
Bei der Durchführung des Audits werden alle relevanten Unterlagen im Auditraum gesammelt. Auch die beim Audit aufgedeckten Abweichungen und Feststellungen werden dokumentiert und können mit entsprechenden Ursachen verknüpft werden.
Nach der Dokumentation des Audits können Maßnahmen festgelegt und einzelnen Mitarbeitern zur Umsetzung zugeordnet werden. Betroffene Mitarbeiter können automatisch per E-Mail über anstehende Audits und Maßnahmen informiert werden. Sie können den Bearbeitungsstatus festhalten und kommentieren. Erinnerungen an die verantwortlichen Mitarbeiter, Auditoren und QM-Beauftragte zu den festgelegten Terminen verhindern, dass Termine in Vergessenheit geraten.
So können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand des Audits einsehen. Quam stellt Ihnen einen Maßnahmenkatalog zusammen mit einer Liste der offenen Maßnahmen, deren Umsetzung direkt angesteuert werden kann.
Sie können im Quam die Audit-Feststellung anhand verschiedener Kriterien bewerten. Für eine lückenlose Dokumentation werden Auditberichte generiert. Die im Rahmen eines Audits erzeugten Feststellungen, Ursachen und Maßnahmen können Sie in einem Korrekturmaßnahmenbericht automatisch strukturiert ausgeben lassen.
Sie erhalten sämtliche Auditergebnisse als Ergebnislisten und Abweichungsberichte. Für die Bearbeitung von identifizierten Schwachstellen können Sie Aufgaben inklusive Terminvorgaben und Verantwortlichkeiten festlegen und so auch direkt deren Umsetzung kontrollieren.

Veränderungen organisieren

Jedes Unternehmen entwickelt und verändert seine Struktur im Laufe der Jahre. Das ist auch gut so, denn Verbesserungen und Weiterentwicklungen sind eine Notwendigkeit für das langfristige Fortbestehen am Markt. Managen Sie den Wandel bewusst, indem Sie Quam zur Unterstützung einsetzen.

Change Management strebt nach schlanken und optimierten Unternehmensstrukturen für mehr Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz.
Das Quam hilft Ihnen, ein aktives Change-Management zu betreiben und Ihr Unternehmen mit flachen Management-Strukturen auszurichten.
Mit Quam erfassen Sie den strukturellen und prozessualen Aufbau Ihres Unternehmens. Sie erstellen Organigramme, visualisieren Sie organisatorische Bereiche, Abteilungen und Stellen. Dadurch verschaffen Sie einen Überblick über Ihre Unternehmensstrukturen und nutzen die Möglichkeit, die Komplexität abzubauen und bestehende Hierarchien zu hinterfragen oder zu verschlanken.
Verankern Sie die Weiterentwicklung Ihrer Abläufe und Strukturen und richten Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, indem jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, aktiv und unbürokratisch Verbesserungsvorschläge, bezüglich der Organisation des Unternehmens direkt über das System an die Verantwortlichen zu leiten.
Verbessern Sie Ihre unternehmensinternen Kommunikationsabläufe zwischen einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen. Durch die Microsoft Office Integration vereinfacht sich die Kommunikation erheblich, indem Termine, E-Mail-Verkehr, Aufgaben sowie Dokumente zentral abgewickelt werden.
Quam ermöglicht eine koordinierte Steuerung von Veränderungen der Prozesse. Dafür sind im Quam Workflows und organisatorische Rollen definiert, die den Veränderungsprozess koordinieren. Wenn Mitarbeiter einen Veränderungsbedarf in der Organisation erkennen, sind sie in der Lage diese einfach per Mausklick an ein Change Control Board (CCB) zu melden. Das CCB ordnet diese Hinweise, prüft deren Abhängigkeiten zu anderen gewünschten Veränderungen und leitet sie an Redakteure des Quam weiter, die die Änderungen konsistent einpflegen und vor einer Veröffentlichung an die Prozessexperten zur Prüfung geben. Die Änderungen bleiben solange für Mitarbeiter nicht sichtbar bis die Prüfungen abgeschlossen sind. Das CCB koordiniert die Veröffentlichungen über sogenannte Baselines.

Dokumente lenken

Für die Ablage von Aufzeichnungen, Vorlagen, Mustern, Normen, Richtlinien und sonstigen Dokumenten basierten Inhalten fungieren Microsoft SharePoint als marktführendes ECM-System und Quam im Zusammenspiel zudem als Dokumentenmanagement-System (DMS).

Quam ist eine Software auf Basis des Microsoft SharePoint. Diesen Vorteil macht sich Quam zu eigen. Es bietet dem Anwender die Möglichkeit, z. B. QM-relevante Dokumente zentral einzupflegen und diese dezentral den Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen. Dieses Dokumenten-Management kann durch zusätzlich verfügbare Komponenten auch zu einem Vertragsmanagement oder einem Audit-Management ausgebaut werden. Das gesamte Management-System kann auf diese Weise gestaltet und über das SharePoint-Intranet publiziert werden.

Die Dokumentenlenkung, das kontinuierliche Aktualisieren und die gezielte Verteilung von Informationsinhalten in der Organisation wird auf diese Weise stark vereinfacht.
Im Downloadcenter des Quam verwaltet Sie beispielsweise alle Vorgabedokumente, wie Vorlagen, Normen, Richtlinien, Ordnungen, die in den Prozessen verwendet werden. Diese Dokumente oder auch einzelne Kapitel und Paragrafen daraus stehen den Nutzern in den Prozessen zur Verfügung. Zu allen Dokumenten können weitere Metadaten hinterlegt werden.
Quam unterstützt die im SharePoint genutzte berechtigungsgestützte Dokumentenbearbeitung mit Versionierungsfunktion. Um Dokumente bearbeiten zu können, können diese ausgecheckt werden. Nachdem die Änderungen vorgenommen und abgeschlossen wurden, sind die Dokumente wieder einzuchecken, damit die Änderungen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Mit jedem Einchecken wird eine neue Version erzeugt. Alte Versionen lassen sich über die Versionshistorie nachvollziehen und bei Bedarf auch wieder herstellen.
Managementsysteme beschreiben notwendige Rahmenbedingungen, denen sich das Unternehmen per Gesetz oder Selbstverpflichtung unterwirft bzw. unterwerfen muss. Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit sowie Managementregularien bilden so das umfassende Regelwerk des Unternehmens, welches durch interne Vorgaben der Geschäftsleitung sowie externe Forderungen der Kunden, Banken, Gesetzgeber oder Normen gebende Stellen definiert wird.
Quam bietet die Möglichkeit, die Anforderungen dieser Regelwerke in entsprechenden Handbüchern zu strukturieren sowie die jeweiligen Anforderungen selbst, also Gesetze, Richtlinien und Ordnungen den jeweiligen Regelwerken zuzuweisen.
Durch die zentrale Aufbereitung von Prozessen und allen anfallenden Dokumenten können Anwenderunternehmen mit Quam Revisionssicherheit gewährleisten. Die Daten werden entsprechend dem individuellen Informationsbedürfnis aufbereitet. So stehen beispielsweise Management-Beauftragten (UMB, UMB, RMB etc.), Mitarbeitern oder Vorgesetzten genau die Informationen, Prozesse und damit verbundene Aufgaben und Dokumente auf einem Blick zur Verfügung, die sie benötigen. Die Möglichkeiten zur Anlage rollengesteuerter Freigabeworkflows, Fristen und Wiedervorlagen gewährleisten eine kontinuierliche Qualitätssicherung. Auch Mitarbeiter können die Berechtigung erhalten, an den Prozessen, an denen sie beteiligt sind, mitzuwirken oder die Bearbeitung von Dokumenten anzustoßen. Die ausgefeilte Rollen- und Rechteverwaltung des SharePoint unterstützt dabei eine beliebig granulare Berechtigungsstruktur zum Schutz von Inhalten vor unberechtigter oder unbeabsichtigter Änderung.

Customizing des Quam

Quam ist vielfältig konfigurierbar und kann durch Customizing seiner Datenstrukturen und Webparts an verschiedene Einsatzszenarien angepasst werden. Über die Definition von Workflows lassen sich verschiedene Prozesse z.B. im Bereich der Freigabe von Inhalten im Rahmen der Versionierung und Historienverwaltung ganzer Unternehmensmodelle automatisieren. Durch die Integration des Datenmodells mit externen Datenquellen über die Business Connectivity Services des SharePoint können Prozesse und Strukturen auch mit Kennzahlen aus Echtdaten versorgt werden. Es können eigene Themes eingebunden werden oder weitere Sprachen konfiguriert werden.

Für Quam sind Sprachpakete in verschiedenen Sprachen erhältlich. Mit Hilfe der angebotenen Quam-Sprachpakete ist es möglich, die Inhalte in beliebigen Sprachen zu modellieren und zu übersetzen. Dafür ist es lediglich notwendig, die gewünschte Sprache zu aktivieren, und schon können Sie mit der Übersetzung beginnen.
Das Übersetzen von Visio-Zeichnungen ist auf zwei Wegen möglich: Einerseits können die bereits übersetzten Inhalte auf der Zeichnung aktualisiert werden. Andererseits kann die Übersetzung der Titel auch direkt in Visio vorgenommen werden.
Grundsätzlich können Sie Ihr Quam komplett selbst gestalten. Sie legen die Farben, Formen, die verwendeten Bilder, Icons und Logos fest. Passen Sie Ihr Prozess-Portal so an, dass es Ihren CI-Vorgaben entspricht oder betten Sie es einfach in vorhandene Web-Portale ein, ohne dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, wieder eine neue Software zu benutzen. Das schafft Akzeptanz und so wird Quam zum organisatorischen "Mitmach-Portal".
Quam hält im Standard ein bewährtes Shape-Set vor, dass sofort nutzbar ist und die meisten Belange unserer Kunden trifft. Natürlich sind Sie aber in der Lage, Ihre eigenen Shape-Sets zu definieren und diese für Prozessmodellierungen oder Strukturdiagramme zu nutzen. Verwenden Sie Ihre gewohnten Shapes und vermeiden Sie dadurch Erklärungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern.
Quam unterstützt die grafische Modellierung von Prozessen und Strukturen beginnend bei Organigrammen, Strukturdiagrammen, Prozesslandkarte bis hin zur detaillierten Beschreibung einzelner Aktivitäten. Bezüglich der Modellierung von Prozessen nutzt Quam gängige Standardelemente der BPMN. Daneben unterstützt es aber auch zahlreiche weitere Notationen und ist selbstverständlich offen konfigurierbar für kundenspezifische Ausprägungen.
Ein weiterer aus dem Internet bekannter Zugangsweg zu Informationen im System ist die integrierte Volltextsuche für alle Inhalte. Alle Informationen inkl. der in Dokumenten (PDF, Word, Excel, PowerPoint oder auch Grafiken) können im Volltext recherchiert werden - in Sekundenschnelle werden die relevanten Treffer auch aus großen Datenmengen gefunden und angezeigt. Die Trefferanzeige kann individuell zur weiteren Filterung benutzt werden.
Unterschiedliche Schwerpunkte, wie beispielsweise das Qualitätsmanagement, erfordern unterschiedliche Sichten zur Aufbereitung der im Quam modellierten Organisationsinformationen. Viele Sichten und Auswertungen sind standardmäßig bereits im Quam integriert, andere können durch eigene Konfigurationen in beliebiger Anzahl erstellt werden. Für die Erstellung von ad-hoc-Auswertungen und Berichten stehen die Rohdaten in jedem Fall als Datenobjekte im SharePoint in dafür vorgesehenen Listen und Bibliotheken zur Verfügung und können aus dem zentralen Repository auch in andere Standardformate (z. B. in Excel) geladen und dort weiterverarbeitet werden.

Hinweis: Screenshots können Anwendungsbeispiele zeigen, die nicht im Standard enthalten sind und weiterer Konfiguration bedürfen.

Prozesse verstehen

Darstellungsvarianten von Abläufen:

Prozesslandkarten

Horizontale Prozessmodellierung

Prozessfilter

Vertikale Prozessmodellierung

RACI-Matrix

Dynamisch generierte Prozesse