Für Unternehmen die ihr Qualitäts-Managementsystem nach der ISO 9001 zertifizieren lassen, wird das Risikomanagement zudem zukünftig Teil ihrer Betrachtung, da die revidierte Norm ISO 9001:2015 die Berücksichtigung des Risikomanagements fordert.
Risikomanagement mit Quam wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung der Organisation kontinuierlich stattfinden. Im Kern geht es um ein sich selbst über die Zeit verbesserndes System aus Ressourcen, Prozessen und Regeln, mit dem eine frühzeitige Erkennung, Systematisierung und einfache Meldung von Risiken ermöglicht wird.
Quam eröffnet die Möglichkeit, Managementsysteme nahtlos mit der Ausführungsebene zu verknüpfen und bringt damit bereits im Wesentlichen alle notwendigen Funktionen mit, um Workflow gesteuert konkret erkannte Risiken und die zu ihrer Bearbeitung definierten Maßnahmen in ein und demselben System zu handhaben. Bei der Identifikation von Risiken ermöglicht Quam den Aufbau eines Risikoatlas,, die Beschreibung von Risikomanagement-Rollen, den Aufbau eines Regelkreises zur Handhabung erkannter Risiken und die Zuordnung von Verantwortungsträgern sowie die Planung von Maßnahmen zur Klärung erkannter bzw. zur Prävention potentieller Risiken und die Definition und Verfolgung von Kennzahlen.
Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Risiken zu melden. Diese werden über das System den dafür Verantwortlichen weitergeleitet und entsprechend dem Risikoregelkreis bearbeitet und überwacht.
Risikomanagementsystem mit Quam ist modular vielfältig konfigurierbar. Regularien und Managementhandbücher können mit geringem Aufwand und ohne technisches Know-how mit dem bestehenden Prozessmodell verknüpft werden. Konkrete, bisher nicht erfasste Risiken können einfach per Workflow in den Risikoatlas aufgenommen, kategorisiert und entsprechenden Schweregraden zugeordnet sowie revisionssicher mit Schwellwerten und standardisierten Maßnahmen versehen werden.
Die systematische Überwachung und Steuerung von Risikopräventionsmaßnahmen zur Vermeidung von Fehlern, Schäden und Kosten aus inhärenten Risiken der Unternehmensbranche und der unternehmerischen Tätigkeit bilden den Kern eines Risikomanagements im Quam. Zur Meldung und Nachverfolgung von Risiken können SharePoint basierte elektronische Formulare entworfen und verwendet werden, die entsprechend dem definierten Regelkreis des Risikoverfolgungssystems Folgeaktivitäten workflowgestützt anstoßen.
Durch konsistente Betriebsabläufe und einer daran ausgerichteten Koordination der Risikomaßnahmenverfolgung können Transparenz und Effizienz deutlich erhöht werden.
Dies führt zu Kosteneinsparungen von bis zu 70%, die durch Risiken verursacht werden, und zu organisatorischer Sicherheit im Umgang mit Risiken.
Geschäftspartner, wie Banken und Wirtschaftsprüfer, können über eine „externe Risikomanagementsystemsicht“ auf speziell definierte Bereiche zugreifen, ohne Einblick in sensible Datenbestände zu erhalten.
Für Quam sind Sprachpakete in verschiedenen Sprachen erhältlich. Mit Hilfe der angebotenen Quam-Sprachpakete ist es möglich, die Inhalte in beliebigen Sprachen zu modellieren und zu übersetzen. Dafür ist es lediglich notwendig, die gewünschte Sprache zu aktivieren, und schon können Sie mit der Übersetzung beginnen.
Das Übersetzen von Visio-Zeichnungen ist auf zwei Wegen möglich: Einerseits können die bereits übersetzten Inhalte auf der Zeichnung aktualisiert werden. Andererseits kann die Übersetzung der Titel auch direkt in Visio vorgenommen werden.
Grundsätzlich können Sie Ihr Quam komplett selbst gestalten. Sie legen die Farben, Formen, die verwendeten Bilder, Icons und Logos fest. Passen Sie Ihr Prozess-Portal so an, dass es Ihren CI-Vorgaben entspricht oder betten Sie es einfach in vorhandene Web-Portale ein, ohne dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, wieder eine neue Software zu benutzen. Das schafft Akzeptanz und so wird Quam zum organisatorischen "Mitmach-Portal".
Quam hält im Standard ein bewährtes Shape-Set vor, dass sofort nutzbar ist und die meisten Belange unserer Kunden trifft. Natürlich sind Sie aber in der Lage, Ihre eigenen Shape-Sets zu definieren und diese für Prozessmodellierungen oder Strukturdiagramme zu nutzen. Verwenden Sie Ihre gewohnten Shapes und vermeiden Sie dadurch Erklärungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern.
Quam unterstützt die grafische Modellierung von Prozessen und Strukturen beginnend bei Organigrammen, Strukturdiagrammen, Prozesslandkarte bis hin zur detaillierten Beschreibung einzelner Aktivitäten. Bezüglich der Modellierung von Prozessen nutzt Quam gängige Standardelemente der BPMN. Daneben unterstützt es aber auch zahlreiche weitere Notationen und ist selbstverständlich offen konfigurierbar für kundenspezifische Ausprägungen.
Ein weiterer aus dem Internet bekannter Zugangsweg zu Informationen im System ist die integrierte Volltextsuche für alle Inhalte. Alle Informationen inkl. der in Dokumenten (PDF, Word, Excel, PowerPoint oder auch Grafiken) können im Volltext recherchiert werden - in Sekundenschnelle werden die relevanten Treffer auch aus großen Datenmengen gefunden und angezeigt. Die Trefferanzeige kann individuell zur weiteren Filterung benutzt werden.
Unterschiedliche Schwerpunkte, wie beispielsweise das Qualitätsmanagement, erfordern unterschiedliche Sichten zur Aufbereitung der im Quam modellierten Organisationsinformationen. Viele Sichten und Auswertungen sind standardmäßig bereits im Quam integriert, andere können durch eigene Konfigurationen in beliebiger Anzahl erstellt werden. Für die Erstellung von ad-hoc-Auswertungen und Berichten stehen die Rohdaten in jedem Fall als Datenobjekte im SharePoint in dafür vorgesehenen Listen und Bibliotheken zur Verfügung und können aus dem zentralen Repository auch in andere Standardformate (z. B. in Excel) geladen und dort weiterverarbeitet werden.
Hinweis: Screenshots können Anwendungsbeispiele zeigen, die nicht im Standard enthalten sind und weiterer Konfiguration bedürfen.