Wir tun nichts Außergewöhnliches, wir sind bloß erfolgreich, weil wir ganz gewöhnliche Dinge ganz außergewöhnlich tun.

Ueli Prager (*1916), schweizer. Gastronom, Gründer u. Verwaltungsratmitgl. Mövenpick

qualiaetQualitätsmanagement mit SharePoint

 

Bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen im Unternehmen leistet das Qualitätsmanagement einen maßgeblichen Beitrag zur Qualität der Produkte und Dienstleistungen. QUAM ist eine sofort einsatzfähige Suite von leistungsstarken, einfach bedienbaren Anwendungsbestandteilen zum Aufbau eines unternehmensweiten Qualitätsmanagement-Portals. Ob nach unternehmensspezifischen Kriterien oder nach einer bestimmten Norm (z.B. ISO 9001) hilft QUAM bei der Modellierung, Analyse, Dokumentation und Publikation und der stetigen Verbesserung von Unternehmensabläufen und Ergebnissen. Damit ist QUAM das perfekte Werkzeug für die Steuerung und Optimierung von Unternehmensprozessen und das Qualitätsmanagement im Unternehmen unter Nutzung einer Microsoft SharePoint-Infrastruktur.

  • Erhöhung von Effektivität und Effizienz der Arbeitsqualität
  • Revisionssicherheit von Prozessen und Dokumenten
  • Grafische Aufbereitung der Prozesse mit Microsoft Visio
 

Prozessmodellierung mit Microsoft Visio

QUAM unterstützt die grafische Modellierung von Prozessen und Strukturen beginnend bei einer Prozesslandkarte bis hin zur detaillierten Beschreibung einzelner Aktivitäten – über eine beliebige Anzahl von Ebenen hinweg. QUAM ist im Standard zur Nutzung der BPMN konfiguriert, unterstützt aber auch verschiedene andere Notationen - bis hin zu völlig kundenspezifischen Notationen.

Für die grafische Modellierung wird Microsoft Visio geschickt in die Browser-basierte Anwendung integriert. Durch Anreicherung der Prozessdiagramme um Prozessbeschreibungen und Informationen zu Verantwortlichkeiten, Mitwirkungen, informatorisch Beteiligten, Entscheidungsträgern (RACI), angewendeten IT-Systemen, Formularen, mitgeltenden Regularien und Ordnungen etc. entstehen elektronische Abbilder von Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen, Stellen- und Funktionsbeschreibungen, Verantwortungsmatrizen u.v.m. - völlig ohne Dokumente und Papier.

 

Abbildung organisatorischer Strukturen in Microsoft SharePoint

QUAM ist aber deutlich mehr als ein BPM-Tool. QUAM erlaubt auch die grafische Modellierung organisatorischer Strukturen neben den Prozessen: Organisationsdiagramme, Ressourcendiagramme, Netzwerkpläne, Gebäudepläne, Rollen und Teams etc. Die Informationen sind dabei in einer Weise vernetzt, dass bei Bedarf ganze Qualitätshandbücher entstehen und auf Wunsch über einen Word-Report ausgegeben werden können. Auf diese vernetzten Informationen lassen sich weitreichende Sichten erzeugen und auf diese Weise zusätzliche Erkenntnisse zu organisatorischen Fragestellungen gewinnen: z.B. ist die Beantwortung der Frage, welche IT-Systeme in welchen Prozessen durch welche Nutzer verwendet werden sehr hilfreich beim Schulungsmanagement von IT-Anwendern. Andere Auswertungen können die geografische Verteilung von Abläufen betreffen, um z.B. durch die Beantwortung der Frage, welche Prozesse in welchen Gebäuden stattfinden, Zugangsbeschränkungen plausibilisieren zu helfen.

 

Auswertung der Daten zur Erstellung verschiedener Sichten

Verschiedene dieser Sichten und Auswertungen sind bereits integriert, andere können durch eigene Konfigurationen in beliebiger Anzahl erstellt werden. Für die Erstellung von ad-hoc-Auswertungen und Berichten stehen die Rohdaten in jedem Fall als Datenobjekte im SharePoint in dafür vorgesehenen Listen und Bibliotheken zur Verfügung und können aus dem zentralen Repository z.B. in Excel exportiert und dort weiterverarbeitet werden.

Für die Ablage von Vorlagen, Mustern, Normen, Richtlinien und sonstigen dokumentenbasierten Inhalten fungieren Microsoft SharePoint als marktführendes ECM-System und QUAM im Zusammenspiel zudem als Dokumentenmanagement-System (DMS). Dies bietet dem Anwender die Möglichkeit, QM-relevante Dokumente zentral einzupflegen sowie dezentral Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen. Dieses Dokumentenmanagement kann durch zusätzlich verfügbare Komponenten auch z.B. zu einem Vertragsmanagement oder Auditmanagement ausgebaut werden. Das gesamte Management-System kann auf diese Weise gestaltet und über das SharePoint-Intranet publiziert werden. Die Dokumentenlenkung als das kontinuierliche Aktualisieren und die gezielte Verteilung von Informationsinhalten in der Organisation insbesondere auch qualitätsrelevanter Inhalte (den Wertschöpfungs- oder Herstellungsprozess betreffend) oder Vorgaben zur Unternehmensführung (Kodex, ethisches Verhalten, Unternehmensziele) wie Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien, Policies etc. wird auf diese Weise dramatisch vereinfacht.

 

Revisionssicheres Qualitätsmanagement für den Aufbau interner Kontrollsysteme

Durch die zentrale Aufbereitung von Prozessen und allen anfallenden Dokumenten können Anwenderunternehmen mit QUAM Revisionssicherheit gewährleisten. Die Daten werden entsprechend des individuellen Informationsbedürfnisses aufbereitet. So stehen Qualitätsmanagement-Beauftragten, Mitarbeitern und Vorgesetzten genau die Informationen, Prozesse und damit verbundene Aufgaben und Dokumente auf einem Blick zur Verfügung, die sie benötigen. Die Integration rollengesteuerter Freigabeworkflows, Fristen und Wiedervorlagen gewährleisten eine kontinuierliche Qualitätssicherung. Auch Mitarbeiter können die Berechtigung erhalten, an den Prozessen, an denen sie beteiligt sind, mitzuwirken oder die Bearbeitung von Dokumenten anzustoßen. Die ausgefeilte Rollen- und Rechteverwaltung des SharePoint unterstützt dabei eine beliebig granulare Berechtigungsstruktur zum Schutz von Inhalten vor unberechtigter oder unbeabsichtigter Änderung.

Der hohe Integrationsgrad und die konsistente Vernetzung unterstützen neben Aspekten der Qualitätssicherung auch Analysen bzgl. Risk & Compliance (also der Konformität von Prozessen zu Regeln im Unternehmen und der Betrachtung von Prozessen aus dem Blickwinkel von Risikoanalysen) und Governance (also die Sicherstellung, dass Prozesse die Unternehmensstrategie und –ziele stützen) bis hin zum Aufbau interner Kontrollsysteme mit ihrem Fokus auf Prozessschritte zur Überprüfung und Bestätigung der wirksamen Anwendung des internen Regelwerkes von Unternehmen.

 

Prozesslandkarten als Basis für Projekträume

Eine Besonderheit des QUAM ist seine Fähigkeit, ein konkret zugeschnittenes Prozessmodell („Tailoring“) als Instanz zu exportieren und aus diesem Modell einen Projektraum zu erzeugen. Das Modell fungiert dann z.B. als konkreter Projektauftrag inkl. aller im Rahmen des Projektes zu befolgender Prozesse und Standards. Die in diesem Projektauftrag eingeschlossenen Prozesse lassen sich Planungsgrundlage z.B. in MS Project importieren und dort im Sinne eines Projektmanagements steuern.

 

Unterstützung zusätzlicher Anwendungsfälle

Als AddOn zum QUAM ist weiterhin ein Auditmanagement verfügbar, dass den Auditprozess (Auditplanung, Auditdurchführung und Auditnachbereitung) konform zu DIN EN ISO 19011 - in Zertifizierungsprozessen z.B. für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder eines Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 - unterstützt. In enger Zusammenarbeit mit erfahrenen und anspruchsvollen QUAM-Anwendern, Auditoren und Zertifizierern ist eine Erweiterung des QUAM entstanden, die sich zu einem geschätzten Werkzeug in der Auditierung und Zertifizierung und der Steuerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) entwickelt hat. Mit dem Modul Auditmanagement lassen sich Audits planen und einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Es können Auditfragenkataloge formuliert und einzelnen Audits zugeordnet werden. Nach der Dokumentation des Audits können Maßnahmen festgelegt und einzelnen Mitarbeitern zur Umsetzung zugeordnet werden. Betroffene Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über anstehende Audits und Maßnahmen informiert. Sie können den Bearbeitungsstatus festhalten und kommentieren. Erinnerungen an die verantwortlichen Mitarbeiter, Auditoren und QM-Beauftragte zu den festgelegten Terminen verhindern, dass Termine in Vergessenheit geraten.

QUAM ist vielfältig konfigurierbar und kann durch Customizing seiner Datenstrukturen und Webparts an verschiedene Einsatzszenarien angepasst werden. Über die Anwendung bereits im SharePoint-Standard verfügbarer oder eigener Workflows lassen sich verschiedene Prozesse z.B. im Bereich der Freigabe von Inhalten im Rahmen der Versionierung und Historienverwaltung ganzer Unternehmensmodelle automatisieren. Durch die Integration des Datenmodells mit externen Datenquellen über die Connectivity Services des SharePoint können Prozesse und Strukturen auch mit Kennzahlen aus Echtdaten versorgt werden und das Controlling z.B. beim Aufbau eines Prozesscontrollings unterstützen.

 

Standardfunktionalitäten von SharePoint für Social Collaboration effizient nutzen

Daneben unterstützt QUAM neuere Strömungen wie Social BPM (auch als BPM 2.0 oder Collaborative BPM bezeichnet) und integriert dazu Ideen der Social Collaboration, um Prozesse im Team gemeinsam zu bearbeiten, zu optimieren und zu publizieren - BPM-Erfahrung ist dafür nicht erforderlich – mit dem Ziel der verstärkten Einbindung der Mitarbeiter in die Gestaltung der Inhalte. Mit SharePoint als Basis ist QUAM webbasiert - unabhängig von ihrem Standort können damit alle Beteiligten gemeinsam an den Prozessen und Strukturen arbeiten. Integrierte Feedback-Funktionen und Maßnahmenverfolgung lassen sich zu ganzen Ticketsystemen für die interne Unternehmensorganisation entwickeln.

Weitere Features sind Diskussionsforen, Wikis, Blogs, Umfragen und News – rund um das virtuelle Unternehmensmodell, das den Anwender durch das Unternehmen leitet, wie ein Navigationssystem durch den Verkehr. Ein weiterer aus dem Internet bekannter Zugangsweg zu Informationen im System ist die integrierte Volltextsuche für alle Inhalte. Alle Informationen inkl. der in Dokumenten (PDF, Word, Excel, PowerPoint oder auch Grafiken) können im Volltext recherchiert werden - in Sekundenschnelle werden die relevanten Treffer auch aus großen Datenmengen gefunden und angezeigt. Die Trefferanzeige kann individuell zur weiteren Filterung benutzt werden.

 

Technische Voraussetzungen

Mit Microsoft SharePoint als Basis wird QUAM auf einem zentralen Server des Kunden installiert. Um QUAM aufzurufen, benötigt man lediglich ein Browser. Installationsaufwand auf einzelnen Clients fällt nicht an und der Aufwand für Updates ist auf den Server beschränkt. SharePoint als Systemvoraussetzung kann auch in der Microsoft Cloud „Azure“ oder bei zahlreichen anderen Infrastructure-as-a-Service Anbietern mit kalkulierbaren monatlichen Kosten betrieben werden und benötigt in diesen Fällen keinerlei eigene Infrastruktur beim Anwenderunternehmen.